できる営業マンのメールを使いこなす基本テクニック

この記事はメールの使い方について説明いたします。

ではどんな場面でメールで送った方が良いでしょうか？また、メールを送る上での注意点はなんでしょうか？

下記の４つのポイントでご紹介いたします。

メールの基礎知識

メールの基礎知識をご紹介いたします。下記でご紹介する内容はメールを送る上で営業マンでしたら、必ず抑えていなければいけない内容です。もし、知らないことがあるようでしたら、この記事でメールの基礎を覚えてしまいましょう。

• To・CC・BCCについて
• 件名について
• 本文について

To・CC・BCCについて

To・CC・BCCはメールの基本です。To・CC・BCCを使えるとメールでのやり取りの幅が広がります。

Toについて

直接対応する相手（メインの宛名）に対して、「To」を使います。また、直接対応する相手が複数人の場合には全員に「To」を使用します。

メールの宛先には必ず「To」を入れる必要があり、宛先に「To」なし（「CC」「BCC」のみ）で送ってしまうと、受信側の迷惑フォルダに入ってしまうことがあります。

CCについて

「CC」は情報を共有したい相手が対象で、「To」の受信者にも共有したことを知らせたい場合使います。メインの宛先ではないですが、参考に送るイメージです。

「CC」はメールを送った全ての人にメールアドレスが公開されてしまうので、情報漏洩に当たらないように注意しましょう。

BCCについて

「BCC」は「CC」と同じで情報を共有したい相手に使いますが、他の人にメールアドレスが公開されません。取引先とメールのやりとりをする際に、こっそり上司にも送りたいときなど参考先を隠したいときに使いましょう。

件名について

メールを送る上で件名は重要になります。メールは毎日何十通もやりとりをする人もおり、そんな人は件名で開封する優先順位を決めています。

なので、件名でメールの内容がある程度わかるように工夫をすると相手に読まれやすいですし、受信者も仕事をしやすいです。

名称・内容・日付を入れるなど具体的に書いたり、メールを送った目的がわかるように件名を書くとわかりやすいです。

例文

• 『４/１０（水）の〇〇プロジェクトの打ち合わせについて』
• 『４月度〇〇に関する資料送付のお知らせ』

など長くならないようにし、件名を見ただけで内容を理解できるようにしましょう。

本文について

メールの本文は下記の順番で書きます。

この順番通りメールを作成していきましょう。詳しくは別の記事でご紹介いたしますのでご参考ください。

メールを使うタイミング

電話かメールどちらで内容をを伝えるか悩んだことあるのではないでしょうか？できる営業マンは電話とメールの使い分けがうまいです。

メールを使うタイミングを考えるために３つのポイントが重要です。

1. 記録に残る
2. 相手の時間を拘束しない
3. 同時にたくさんの人に連絡

記録に残る

記録に残るので打ち合わせの日程や情報提供するときなどに使うことをおすすめします。

再度確認する必要がある内容や資料を添付する必要があるようでしたら、メールを使いましょう。

相手に時間を取らせない

朝・昼(12〜13時)・遅い時間の電話はマナー違反です。大至急ではない場合は朝・昼(12〜13時)・遅い時間に電話ではなくメールでの対応が好ましいです。また、相手が会議や移動中（車や電車）など電話に出れないことがあるので、こんなときはメールでの対応にしましょう。

このようにメールは相手の時間を取らせず、相手の時間があるときにメールを読み対応できます。

同時にたくさんの人に連絡

同時にたくさんの人に連絡する必要がある場合はメールを使いましょう。一人一人電話をかけていたら時間の無駄です。

ただし、たくさんの人に送るメールの内容は情報提供にしましょう。多くの人に同時にお願い事のメールを送ると、メールを受信者は誰か他の人が行動すると思い誰もお願い事を聞いてくれないことがあるので注意しましょう。

メールの注意点

メールを間違って使ってしまうと取り返しのつかないことになる場合もあります。メールは簡単に使えて、気が抜けてしまうこともありますが、下記の３点は必ず注意してメールを送るようにしましょう。

メールの誤送信

メールの誤送信には注意しましょう。宛先を間違えたり、添付資料を間違えてしまうと大きな問題になることもあります。

メールの送信ボタンを押す前に必ず、宛先と添付資料をチェックするように習慣づけてしまいましょう。

誤字脱字

誤字脱字をよくしてしまうとメールの受信者はあなたのことを『仕事ができない人・ミスが多い人』とイメージを持たれてしまいます。誤字脱字には注意しましょう。

わかりやすく書く

わかりやすく書く必要があります。基本的に長い文章を好んで読む人がいないので、簡潔にわかりやすく書くことをおすすめします。また、わかりやすくメールを書くことで誤解を生まれにくくなります。

メールのメリットデメリット

メールにはメリット・デメリットがあります。これを知っているかどうかで、メールをうまく使用できるこどうかが変わってきます。

　メリット

このようにメールのメリットはデジタル的に優れていることである。いつでも見れて、瞬時に届き、デジタル加工できる。メールで送ればその文章を転送したり、エクセルにコピーしたりできるので便利です。記録に残ることで『言った・言ってない問題』にならないので、細かいことはメールを使ってみてもいいでしょう。

デメリット

メールのデメリットは読まれている子どうかわからなかったり、誤解を生むことがあります。自分がメールの受け手でしたら、内容を確認した旨を伝えるために、メールを返信したり、不明点があれば聞いてみるといいでしょう。

また、メールのいくつかのデメリットは電話をすることで解消されるのでメールと電話をうまく活用するようにしましょう。

まとめ

メールにはメリット・デメリットがあります。メールをうまく活用することであなたの周りからの信頼度はグッと高くなります。営業ではメールだけでなく電話を活用することもおおいです。相手や場面に合わせて適切にメールと電話を使い分けることができる営業マンになるための一歩です。最初はメールの使うタイミングで迷うこともあるかとおもますが、相手の立場になって考えて対応すればきっとうまくいくでしょう。